Contoh Surat Penawaran – Dewasa ini Surat penawaran menjadi salah satu hal penting, utama dalam hal perdagangan. Penawaran suatu barang, jasa bahkan kerjasama dengan pihak lain akan lebih baik jika menggunakan surat penawaran.

Sayangnya, banyak yang belum memahami apa itu surat penawaran. Untuk itu diperlukan pengertian serta contoh surat penawaran yang baik.

Membuat surat penawaran yang baik menjadi suatu hal yang penting untuk dilakukan. Karena melalui surat penawaran lah negosiasi awal dilakukan.

Sehingga di bawah ini akan dijelaskan mengenai surat penawaran serta berbagai contoh surat penawaran yang baik. Berikut beberapa hal mengenai surat penawaran yang harus diketahui sebelum mulai membuat surat penawaran.

Apa Itu Surat Penawaran?

Pertama kita harus mengetahui lebih dahulu mengenai apa itu surat penawaran. Jadi sebenarnya surat penawaran adalah surat yang digunakan untuk tujuan menawarkan baik barang, jasa maupun kerjasama dengan perusahaan tujuan.

Adanya surat penawaran ini diharapkan menjadi awal pembuka kerjasama antara pihak perusahaan dengan klien.

Biasanya surat penawaran keluar pasca adanya surat permintaan. Jadi umumnya pihak klien akan membuat surat permintaan. Surat inilah yang kemudian menjadi pegangan bagi distributor untuk mengeluarkan surat penawaran.

Lewat surat ini kedua perusahaan akan melakukan kerjasama. Mungkin banyak yang masih bingung terkait surat penawaran. Tapi, jangan khawatir karena nantinya akan dihadirkan contoh surat penawaran yang baik.

Kelengkapan Surat Penawaran

Dalam setiap surat penawaran harus ada kelengkapan-kelengkapan surat yang wajib diperhatikan. Berbagai kelengkapan surat ini merupakan hal penting yang masing-masing memiliki fungsinya sendiri-sendiri.

Untuk membuat surat penawaran yang baik, kelengkapan surat ini harus ada. Lalu ada kelengkapan surat apa saja yang ada di sini? Berikut beberapa di antaranya.

1. Kop Surat

Salah satu hal yang wajib disertakan dalam pengiriman surat penawaran adalah kop surat. Contoh surat penawaran yang baik memiliki kop surat yang ada pada bagian awal surat. Ada pun kop surat menyertakan nama perusahaan, alamat perusahaan serta kontak hingga email yang dapat dihubungi.

Bagian kop surat ini berfungsi untuk memberikan identitas pada surat tersebut. Sehingga penerima akan mengerti dari mana surat tersebut berasal. Selain itu kop surat juga menunjukkan profesionalitas dari pengirim. Sehingga sebaiknya masalah kop surat ini tidak dilupakan.

2. Kepala Surat

Kemudian hal selanjutnya yang harus diperhatikan adalah masalah kepala surat. Dalam contoh surat penawaran, akan dijelaskan lebih lanjut terkait kepala surat.

Di kepala surat ini berisi beberapa bagian penjelasan. Umumnya bagian kop surat mencantumkan tanggal, nomor, jumlah lampiran, perihal, hingga tujuan surat.

Seperti halnya kop surat, bagian kepala surat ini juga penting untuk diperhatikan. Seperti halnya kop surat, bagian kepala surat ini juga penting untuk diperhatikan. Karena di bagian inilah beberapa keterangan terkait isi surat diberikan.

3. Pembuka Surat

Bagian surat yang harus diperhatikan selanjutnya adalah bagian pembuka surat. Di bagian ini pembuat surat penawaran memberikan sebuah penjelasan singkat.

Isi dari penjelasan tersebut adalah perihal beberapa hal umum. Seperti menanggapi surat yang mana, serta perihal apa surat ini dikirimkan. Ada juga yang menyertakan terkait produk penawaran yang akan diberikan.

4. Isi Surat

Hal yang penting dari surat tentu bagian isi surat. Pada bagian ini dijelaskan berbagai macam hal yang menyangkut tentang surat penawaran.

Utamanya yang berisi penjelasan mengenai produk yang akan ditawarkan (jika berupa produk). Selain itu lebih baik juga dijelaskan mengenai cara pemesanan, pembayaran dan pengiriman produk.

Pada bagian isi ini juga dapat diberikan penjelasan sesuai dengan permintaan klien. Berikan penjelasan secara singkat tepat dan padat.

Jika ada hal-hal yang harus lebih rinci dijelaskan dapat diberikan dalam lampiran. Pastikan jika informasi yang dibutuhkan klien sudah terlampir di dalam bagian isi surat tersebut.

Bagian lebih rinci dari isi surat ini dapat diberikan pada bagian lampiran. Rincian terkait dengan katalog untuk barang yang jumlahnya banyak sampai dengan mekanisme kerjasama dapat diberikan di sana.

Lalu jika memang detail akan diberikan pada bagian lampiran, sebaiknya jelaskan mengenai apa saja yang dilampirkan pada bagian isi. Berikan juga penjelasan singkat tentang masing-masing lampiran jika diperlukan.

5. Penutup Surat

Terakhir ada bagian penutup surat. Di bagian penutup surat ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Utamanya terkait himbauan hubungan kerja yang akan berlangsung.

Jangan lupa sertakan kembali kontak yang dapat dihubungi. Buatlah sebuah penutup yang baik dengan ajakan yang dapat memicu terjadinya kerjasama antara pengirim dan klien.

Lebih baik jika mempelajari dulu terkait bagaimana membuat penutup surat penawaran yang baik. Berikan penutup yang nantinya membuat klien yakin untuk melakukan kerjasama.

Jangan lupa gunakan kalimat penutup yang sopan. Ini guna memberi kesan baik pada pihak klien. Ada berbagai macam contoh surat penawaran yang memberikan gambaran penutup surat yang baik.

Cara Membuat Surat Penawaran Yang Baik

Jika tadi sudah dibahas terkait bagian-bagian surat penawaran, sekarang saatnya membahas tentang cara membuat surat penawaran yang baik. Ada beragam contoh surat penawaran yang beredar di internet.

Namun, perlu diingat jika tidak semua contoh surat penawaran tersebut baik. Ada beberapa hal yang menjadi indikator cara membuat sebuah surat penawaran yang baik. Berikut ini beberapa di antaranya:

1. Identitas Perusahaan

Hal yang pertama harus dilampirkan dalam sebuah surat penawaran adalah terkait identitas dari pengirim surat penawaran tersebut. Dari identitas inilah klien kemudian mengetahui siapa pengirim surat tersebut.

Identitas perusahaan salah satunya dapat dilampirkan pada bagian kop surat. Sehingga klien akan langsung memahami siapa yang mengirim surat tersebut.

Tak ada salahnya juga mencantumkan identitas perusahaan pada bagian utama surat. Bahkan jika ingin memberikan profil singkat perusahaan tak ada salahnya untuk memberikannya pada bagian lampiran. Sehingga klien lebih mengenal terkait dengan profil singkat perusahaan yang menjadi pengirim surat tersebut.

2. Jumlah Stok Barang

Selanjutnya yang harus dilampirkan adalah jumlah stok barang yang dimiliki. Adanya lampiran jumlah stok barang ini untuk mempermudah klien mengerti kemampuan pengirim yang akan menjalin kerjasama dengannya.

Hal ini menjadi salah satu pertimbangan bagi klien. Karena di sini klien akan mempertimbangkan kemampuan pengirim surat penawaran dalam memenuhi kebutuhan klien.

Berikan stok barang yang ada serta seberapa banyak kebutuhan tersebut dapat dipenuhi jika pasokan kebutuhan dilakukan secara rutin.

Tak ada salahnya jika melampirkan rincian terkait hal ini dalam surat penawaran. Sehingga klien dapat memiliki pertimbangan yang baik. Untuk pengaplikasian stok barang dalam isi surat, sebaiknya cari contoh surat penawaran yang memberikan hal tersebut.

3. Penjelasan Produk

Hal yang kemudian juga harus diberikan pada surat penawaran adalah terkait produk. Berikan penjelasan yang rinci terkait produk yang akan ditawarkan. Spesifikasi produk serta pilihan produk yang dapat diberikan. Apalagi jika ada berbagai jenis produk yang dapat menjadi pilihan untuk memenuhi kebutuhan klien.

Penjelasan produk serta lampiran penjelasan produk ini akan memberikan gambaran yang baik bagi klien terkait kondisi produk yang dimiliki.

Sehingga klien dapat memberikan pertimbangan dalam segi produk saat akan melakukan kerjasama. Selain itu melampirkan jenis-jenis produk yang dapat menjadi alternatif juga dapat memberikan peluang kerjasama baru.

4. Harga Khusus

Masalah harga menjadi salah satu pertimbangan utama saat akan melakukan pembelian barang. Sehingga perihal harga menjadi masalah krusial yang perlu dicantumkan dalam surat penawaran.

Karena setiap klien pasti ingin mendapatkan harga terbaik dengan kualitas terbaik. Tak ada salahnya untuk melampirkan ‘harga khusus’ bagi klien yang akan diajak melakukan kerjasama.

Harga khusus yang dilampirkan tersebut menjadi suatu ‘kelebihan’ yang dapat ditonjolkan pada klien. Apalagi untuk pembelian dalam jumlah yang banyak. Sertakan juga range harga jika harga barang tersebut naik turun.

5. Tata Cara Pembayaran

Tata cara pembayaran menjadi hal yang penting untuk dijelaskan di dalam surat ini. Karena kesepakatan pembayaran ini menjadi salah satu perjanjian yang akan mempengaruhi kerjasama ke depannya.

Apalagi tiap perusahaan memiliki kriteria pembayarannya masing-masing. Untuk itu perlu diberi penjelasan bagaimana tata cara pembayaran di awal.

Ada berbagai tata cara pembayaran yang biasanya ditawarkan. Mulai dari pembayaran lunas di depan, pembayaran dengan DP(uang muka), hingga pembayaran di tempat. Jika memang masalah pembayaran dapat dibicarakan lebih lanjut sebaiknya sertakan keterangan tersebut.

6. Pengiriman Barang

Selanjutnya adalah masalah pengiriman barang. Dalam contoh surat penawaran yang baik, seharusnya masalah pengiriman barang ini menjadi hal yang wajib dilampirkan.

Masalah pengiriman barang ini akan berkaitan dengan masalah pembayaran. Karena biasanya barang dikirim setelah perjanjian pembayaran menemui kesepakatan.

Bagi barang-barang tertentu tak ada salahnya mencantumkan, bagaimana barang tersebut dikemas, metode transportasi yang akan digunakan serta berbagai hal lainnya.

Ini penting untuk memberikan jaminan pada klien jika barang yang dipesan akan selamat sampai ke tujuan. Sehingga perlu meyakinkan klien terkait dengan hal ini.

7. Sifat Penawaran Dengan Klien

Ada berbagai sifat penawaran yang dapat ditawarkan pada klien. Berbagai sifat penawaran ini sebaiknya dijelaskan pada bagian surat penawaran. Beberapa sifat penawaran yang ada antara lain sebagai berikut.

• Penawaran terikat. Pada penawaran jenis ini maka penawaran yang terjadi antara klien dan perusahaan pengirim penawaran sifatnya terikat. Sehingga jika ada perubahan harga atau jumlah barang pihak perusahaan wajib memberitahukan pada pihak klien. Begitu juga sebaliknya.
• Jenis penawaran tidak terikat atau penawaran bebas. Di penawaran jenis ini maka jika ada perubahan harga maupun jumlah produk pihak perusahaan maupun klien tidak wajib saling memberitahukan. Inilah yang membuat penawaran ini diberi nama penawaran bebas. Karena pihak klien dan perusahaan tidak saling terikat.
• Penawaran berjangka waktu. Jenis penawaran yang satu ini berlaku di jangka waktu tertentu. Biasanya jenis penawaran yang satu ini berlaku untuk penawaran jasa. Sehingga kerjasama hanya berlaku pada jangka waktu tertentu sesuai dengan perjanjian.

8. Administrasi Pendukung

Masalah administrasi pendukung ini juga penting untuk dilampirkan. Ini karena masalah administrasi dapat menjadi salah satu faktor pendukung yang membuat klien menjadi semakin tertarik.

Sertakan berbagai macam administrasi yang dapat membuat klien menjadi semakin yakin. Beberapa administrasi yang dapat digunakan antara lain sebagai berikut.

• NPWP.
• Surat Izin Perdagangan (SIUP).
• Daftar Rekam Jejak (TDR).

Serta berbagai administrasi pendukung lain yang dirasa nantinya membuat klien semakin yakin untuk mengadakan kerjasama. Masukkan hal-hal tersebut ke dalam surat lampiran. Untuk lebih jelasnya cari contoh surat penawaran yang memuat cara pemberitahuan lampiran tersebut.

Contoh Surat Penawaran Jasa

Tak hanya diperlukan pemahaman yang baik akan kebutuhan surat penawaran, namun juga harus dicermati contoh surat penawaran. Sehingga dapat dibuat surat penawaran yang sesuai. Inilah beberapa contoh dari surat penawaran di bidang jasa:

1. Contoh Surat Penawaran Jasa Keamanan

2. Contoh Surat Penawaran Jasa Pasang Instalasi Listrik

3. Contoh Surat Penawaran Jasa Cleaning Service

Contoh Surat Penawaran Barang

Tadi sudah banyak dibahas terkait contoh surat penawaran jasa. Sekarang waktunya membahas seputar contoh surat penawaran barang. Di surat penawaran barang ini modelnya hampir sama dengan surat penawaran jasa. Bedanya di contoh surat penawaran barang ini akan disebutkan terkait barang atau produk yang akan ditawarkan. Berikut beberapa contohnya.

1. Contoh Surat Penawaran Barang Keperluan Kantor

2. Contoh Surat Penawaran Perlengkapan Elektronik

3. Contoh Surat Penawaran Barang Bangunan

Kesimpulan

Beberapa contoh surat penawaran di atas dapat menjadi acuan ketika akan membuat surat penawaran. Namun harus dipastikan jika contoh surat penawaran yang menjadi acuan merupakan contoh surat penawaran yang sesuai. Pastikan jika pas dengan beberapa indikator kelengkapan surat penawaran seperti yang disebutkan di atas.

Ada berbagai contoh surat penawaran lain yang dapat dijadikan pedoman saat akan membuat surat penawaran. Semuanya bergantung pada kebutuhan surat penawaran yang akan dibuat. Untuk itu harus menyesuaikan dengan kebutuhan surat penawaran tersebut. Apakah surat penawaran jasa atau termasuk surat penawaran barang.